As pilhas de documentos da Prefeitura de Maricá estão com os dias contados. A administração municipal iniciou há um mês a digitalização de todo o arquivo da administração municipal.
Uma central foi montada na sede da prefeitura para transformar quatro milhões de folhas de papel em documentos digitais. A previsão é que no fim de 2013 todos os documentos estejam disponíveis em um banco de dados único. Com a digitalização dos documentos, a prefeitura economiza papel e acelera o acesso aos documentos públicos, que poderão ser consultados em tempo real no sistema, beneficiando diretamente servidores e contribuintes da cidade.
Ação integra o PMAT- Maricá
Esta é uma das ações do Programa de Modernização da Administração Tributária e Gestão dos Setores Sociais Básicos (PMAT) de Maricá, que está sendo realizado com recursos do BNDES. Em abril deste ano, o Banco Nacional do Desenvolvimento assinou um contrato com a Prefeitura, no valor de R$ 10,5 milhões, para que o município implemente diversas ações de melhoria da administração e, em conseqüência, do atendimento à população.
O trabalho de digitalização dos documentos foi iniciado pela Secretaria de Urbanismo e Ambiente. Estão sendo priorizados, nessa primeira fase, registros de plantas de imóveis e processos de podas de árvores, por exemplo. O Arquivo Geral da prefeitura e os documentos da área de Recursos Humanos serão os próximos que passarão pela digitalização.
Como funciona o processo de digitalização
O trabalho consiste em três fases: a separação dos documentos, a digitalização das páginas por scanner e a certificação de cada documento. Na fase de certificação, os documentos recebem um código eletrônico, para garantir a confiabilidade dos dados.
Atualmente, uma equipe de dez pessoas é responsável por este trabalho. Em janeiro, o time ganhará um reforço de mais 20 servidores. Os funcionários trabalham com quatro computadores e três scanners.
